Muchas empresas crecen así: comienzan con una tienda, abren un taller porque sus clientes lo piden y, con el tiempo, administran dos o tres negocios que comparten local, clientes y repuestos. El problema aparece cuando cada negocio se lleva por aparte: un cuaderno para el taller, una hoja de cálculo para el inventario de la tienda y la contabilidad armada a fin de mes con lo que se alcanzó a recoger.
El resultado es predecible: para saber cómo va cada negocio, el dueño tiene que estar en el local.
Cada negocio con sus cifras, todos en un mismo sistema
Odoo permite llevar varios negocios en un mismo sistema de gestión, cada uno con lo que le es propio:
- Sus resultados: ingresos, costos y utilidad de cada negocio, y sus estados financieros cuando cada uno es una empresa aparte, con su propio NIT.
- Sus productos e inventario, de modo que los repuestos del taller no se mezclan con los accesorios de la tienda.
- Sus facturas, con la numeración o el prefijo que la DIAN le autorice a cada negocio o punto de venta.
Con un mismo usuario, usted pasa de un negocio a otro o los consulta en conjunto. Cada negocio muestra sus cifras por separado, pero la información queda integrada: un cliente, un proveedor o un producto se registra una sola vez.
Lo que cambia en la operación diaria
En la tienda, el punto de venta descuenta el inventario en el momento de la venta. Al cerrar la caja, el sistema muestra cuánto se vendió en efectivo, con tarjeta y por transferencia, y si el efectivo contado coincide con el esperado.
En el taller, cada equipo ingresa con su orden de trabajo: el diagnóstico, los repuestos utilizados y el responsable de la reparación. Al entregarlo, la orden genera la venta y la factura, y el repuesto sale del inventario sin que nadie lo digite dos veces.
En la administración, las compras a proveedores ingresan al inventario del negocio correcto, y la contabilidad se construye a partir de lo que ocurrió en la operación, con las cifras de cada negocio por separado.
Qué ve el dueño sin estar en el local
La ventaja de llevar los negocios en un mismo sistema es que la información llega a usted, y no al revés. Desde el computador o el celular puede consultar:
- Las ventas del día de la tienda, por punto de venta y por medio de pago.
- Las órdenes del taller en curso, las que están listas para entregar y las que esperan repuestos.
- El inventario disponible de cada negocio, para saber qué hace falta pedir antes de que se agote.
- Los ingresos, costos y utilidad de cada negocio por separado y del conjunto.
Las cifras salen de lo que pasó en la operación: de cada venta, cada compra y cada orden de trabajo. Por eso puede ver cómo va cada negocio durante el mes, sin esperar al cierre. Las cifras definitivas son las que su contador cierra.
Para que la utilidad de cada negocio sea comparable, hay un punto que conviene acordar desde el inicio: cómo se reparten los gastos comunes, como el arriendo del local, los servicios públicos o la nómina compartida. Esa regla de reparto se define con su contador y se refleja en el sistema.
Lo que no conviene mezclar
Integrar no significa revolver. Hay tres decisiones que conviene tomar desde el inicio:
- Productos compartidos o separados. Un mismo repuesto puede venderse en la tienda y usarse en el taller. Lo importante es definir de qué bodega sale en cada caso, para que el costo se cargue al negocio correcto. Si son empresas con NIT distinto, lo que una le entrega a la otra se factura.
- Clientes en común. El cliente que compra en la tienda y lleva su equipo al taller se registra una sola vez, con todo su historial de compras y servicios.
- Quién ve qué. El cajero de la tienda no necesita ver las cifras del taller. Los permisos se asignan por negocio y por función, de modo que cada persona trabaja solo con la información que le corresponde.
¿Y la facturación electrónica?
La facturación electrónica ante la DIAN se integra al mismo sistema: la factura sale de la venta o de la orden del taller. Si los negocios comparten NIT, cada uno puede facturar con su propio prefijo, dentro de la numeración que la DIAN le autorice. En el diagnóstico revisamos sus resoluciones de facturación vigentes y definimos cómo configurarla para su operación.
Por dónde empezar
- Defina si son una o varias empresas. La respuesta la da el NIT. Si cada negocio tiene su propio NIT, por ejemplo, la tienda a su nombre y el taller en una SAS, cada uno se configura como una compañía con su propia contabilidad. Si ambos operan con el mismo NIT, son una sola compañía con una sola contabilidad, y cada negocio se mide por separado, con sus propios ingresos, costos y utilidad. Las sedes de un mismo negocio suelen manejarse como bodegas o puntos de venta de esa compañía.
- Organice los productos por negocio antes de cargarlos al sistema. Es el momento de unificar nombres y referencias repetidas, para que el inventario de cada negocio parta de una base limpia.
- Priorice lo que más impacto genera. Casi siempre es el inventario y la caja: es lo que en Andel llamamos la etapa Estabilizar, que consiste en poner en orden lo que más afecta el día a día antes de sumar nuevas funciones.
¿Su empresa tiene varios negocios bajo el mismo techo? Agende un diagnóstico gratuito: revisamos cómo opera hoy cada uno y le proponemos cómo integrarlos en un solo sistema de gestión. También puede conocer nuestros servicios de implementación.