Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

Responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: el titular del establecimiento, Luis Daniel Malaver Mendoza, a través del correo [email protected] o de comunicación escrita dirigida al domicilio indicado.

2. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Andel y que sean objeto de tratamiento:

• Como responsable del tratamiento: datos de clientes y clientes potenciales, aliados del programa de referidos, proveedores, colaboradores y candidatos, y visitantes del sitio web.
• Como encargado del tratamiento: datos que Andel trata por cuenta de sus clientes al implementar, alojar o dar soporte a sus sistemas ERP. En estos casos el cliente es el responsable y el tratamiento se rige además por el Anexo de Tratamiento de Datos Personales suscrito con cada cliente.

3. Marco legal

Artículo 15 de la Constitución Política · Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 · Decreto 090 de 2018 · Ley 2300 de 2023 (contacto con fines comerciales) · Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular las Circulares Externas 002 de 2015 y 005 de 2017 · Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

4. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor, dentro o fuera del país, que a su vez es responsable del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos dentro o fuera del país para que un encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.

5. Principios

Andel aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad (el tratamiento se sujeta a la ley), finalidad (finalidades legítimas e informadas), libertad (solo con consentimiento previo, expreso e informado), veracidad (información veraz, completa y exacta), transparencia (el titular puede obtener información sobre sus datos), acceso y circulación restringida (solo acceden personas autorizadas), seguridad (medidas técnicas, humanas y administrativas) y confidencialidad (reserva aun después de terminada la relación).

6. Datos tratados y finalidades

6.1 Clientes y clientes potenciales

Datos: nombre, documento de identidad o NIT, cargo, empresa, dirección, teléfono y WhatsApp, correo electrónico, información comercial, contractual y de facturación, y el contenido de las solicitudes que nos envíe. Cuando el cliente firma documentos en nuestro portal se registran además la imagen de la firma, la fecha y hora, la dirección IP, el navegador y la huella (hash) del documento.

Finalidades:

1. Atender solicitudes de información, diagnósticos y elaborar propuestas y cotizaciones.
2. Celebrar y ejecutar contratos de implementación, desarrollo, alojamiento, soporte y capacitación.
3. Facturar, cobrar y llevar la contabilidad.
4. Prestar soporte técnico y atender requerimientos.
5. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
6. Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
7. Enviar información comercial, boletines e invitaciones sobre nuevos servicios, solo si el titular lo autoriza de forma específica y únicamente por los canales que autorice. Esta autorización es opcional y puede revocarse en cualquier momento.
8. Acreditar la celebración y la integridad de los documentos firmados electrónicamente, conforme a la Ley 527 de 1999.

6.2 Aliados del programa de referidos

Datos: nombre completo, documento de identidad o NIT, RUT e información tributaria, dirección, teléfono, WhatsApp y correo electrónico, información bancaria para el pago de comisiones (entidad, tipo y número de cuenta y titular), y el registro de referidos, oportunidades, comisiones causadas, pagadas y retenciones practicadas.

Finalidades:

1. Inscribir y gestionar la participación del aliado en el programa.
2. Registrar los referidos presentados y hacer seguimiento a su estado.
3. Calcular, liquidar y pagar las comisiones pactadas.
4. Practicar retenciones, expedir los soportes contables o documentos soporte y cumplir obligaciones tributarias.
5. Enviar comunicaciones, material y capacitaciones del programa.
6. Prevenir fraude y verificar la identidad del aliado y la titularidad de la cuenta bancaria.

Datos de terceros referidos. Cuando un aliado nos suministra los datos de contacto de una persona o empresa referida, declara que cuenta con la autorización de esa persona para compartirlos con Andel con el fin de ser contactada comercialmente. Andel informará al referido, en el primer contacto, quién es el responsable del tratamiento y cómo ejercer sus derechos.

6.3 Proveedores

Datos: nombre o razón social, documento o NIT, dirección, teléfono, correo, información bancaria y tributaria.

Finalidades: gestionar la relación comercial, realizar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.

6.4 Colaboradores y candidatos

Datos: nombre, documento, dirección, teléfono, correo, hoja de vida, formación y experiencia, información de seguridad social y, cuando el colaborador lo autorice, su fotografía y reseña profesional para publicarlas en el sitio web.

Finalidades: adelantar procesos de selección, gestionar la relación contractual, asignar accesos a proyectos, cumplir obligaciones legales y de seguridad social y, con autorización, presentar al equipo en el sitio web.

6.5 Visitantes del sitio web y canales de contacto

Datos: los que el visitante nos suministra voluntariamente en el formulario de contacto, por correo electrónico o por WhatsApp (nombre, teléfono, correo, empresa, asunto y mensaje), y datos técnicos de navegación (dirección IP, tipo de navegador y cookies, según la Política de Cookies).

Finalidades: atender las solicitudes, registrar la oportunidad comercial, garantizar la seguridad del sitio y elaborar estadísticas agregadas de uso.

6.6 Casos de éxito y testimonios

Datos: nombre, cargo, testimonio, voz e imagen de las personas que participen voluntariamente en un caso de éxito, y de las personas identificables en fotografías o videos.

Finalidad: publicar el caso de éxito en este sitio, en redes sociales y en material comercial de Andel, solo con la autorización previa, expresa, individual y facultativa de cada persona, que puede revocarse en cualquier momento.

6.7 Datos tratados por cuenta de clientes (calidad de encargado)

Al implementar, alojar o dar soporte a un sistema ERP, Andel puede acceder a datos personales de empleados, clientes, proveedores y contactos de sus clientes. En estos casos Andel actúa exclusivamente como encargado: sigue las instrucciones del cliente, que es el responsable, no utiliza esos datos para finalidad propia alguna y los devuelve o suprime al terminar el servicio. Las condiciones específicas constan en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales suscrito con cada cliente. Las solicitudes de los titulares sobre esos datos deben dirigirse al cliente responsable; si Andel las recibe, las trasladará a este.

Andel no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

7. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Andel no recolecta datos sensibles para sus finalidades propias, salvo la información de seguridad social de sus colaboradores que exige la ley y la imagen o la voz de las personas que autoricen expresamente su uso en casos de éxito o que participen en sesiones de capacitación grabadas, previo aviso. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y así se le informará cuando corresponda.

Andel no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Cuando, como encargado, acceda a datos sensibles o de menores pertenecientes a un cliente, aplicará garantías reforzadas: cifrado en tránsito y en reposo, prohibición de usarlos en ambientes de prueba sin anonimizar y acceso restringido al personal estrictamente necesario, respetando el interés superior del menor.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga modificaciones sustanciales (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013).

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, previa acreditación, o quien estipule a favor de otro.

9. Procedimiento para ejercer los derechos

Canales: correo electrónico [email protected] o comunicación escrita a la Carrera 17 D # 31 A 27, Barrio Bosque Bajo, Villavicencio (Meta).

Contenido de la solicitud: nombre completo y documento del titular, datos de contacto para la respuesta, descripción clara de los hechos y de la petición, y los documentos que quiera hacer valer.

Reclamo incompleto: se pedirá al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá desistido.

Reclamo dirigido a quien no es competente: se trasladará al responsable correspondiente en un máximo de dos (2) días hábiles y se informará al interesado.

Mientras el reclamo esté en trámite, el dato se marcará con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo.

Requisito de procedibilidad: conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Andel.

10. Autorización

Andel obtiene la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar los datos, por medios que permiten consultarla después: formularios electrónicos (como la casilla de aceptación del formulario de contacto), documentos firmados, correo electrónico, mensajes de datos o conductas inequívocas del titular. Andel conserva la prueba de la autorización.

Al solicitar la autorización, Andel informa quién es el responsable, el tratamiento y su finalidad, los derechos del titular y el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes (artículo 12 de la Ley 1581 de 2012).

La autorización para recibir información comercial es independiente y opcional: negarla no impide atender su solicitud. El titular elige los canales por los que acepta recibirla (correo electrónico, WhatsApp o ambos). Los mensajes comerciales se envían solo por esos canales, de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., nunca en domingos ni festivos, no más de una vez en el mismo día ni por varios canales en la misma semana, y cada mensaje indica cómo dejar de recibirlos (artículos 2, 3 y 5 de la Ley 2300 de 2023).

No se requiere autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012) cuando la información la requiere una entidad pública en ejercicio de sus funciones o una orden judicial, ni para datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamientos autorizados por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, o datos del Registro Civil.

11. Medidas de seguridad

Técnicas: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), copias de respaldo cifradas y periódicas con restauración verificada, credenciales individuales, doble factor de autenticación disponible, mínimo privilegio, registros de auditoría y separación de ambientes de producción, pruebas y desarrollo.

Humanas y administrativas: compromisos individuales de confidencialidad firmados por todo el personal, revocación inmediata de accesos al terminar la participación en un proyecto, prohibición de guardar datos en dispositivos personales o servicios no autorizados y destrucción segura al terminar el tratamiento.

Incidentes de seguridad: Andel reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes que afecten datos personales dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme al Título V de la Circular Única, y, cuando actúe como encargado, informará al cliente responsable en los plazos pactados con él.

12. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para prestar sus servicios, Andel utiliza proveedores tecnológicos que alojan o procesan datos fuera de Colombia:

Estos proveedores tratan los datos por cuenta de Andel, por lo que estos envíos constituyen transmisiones internacionales en los términos de los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Cuando un envío constituya transferencia, se sujeta al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Alemania (Unión Europea) y Estados Unidos están reconocidos como países con nivel adecuado de protección por la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC. Andel elige proveedores que ofrecen garantías contractuales de seguridad y confidencialidad. Al aceptar esta política, el titular autoriza estas transmisiones y transferencias para las finalidades descritas.

13. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, después, durante los términos que exigen las normas comerciales, contables y tributarias, en particular los diez (10) años del artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 60 del Código de Comercio para los libros y papeles del comerciante. Los datos de prospectos que no lleguen a ser clientes se suprimirán cuando el titular lo solicite o cuando dejen de ser necesarios. Cumplidos estos términos, los datos se suprimirán de forma segura.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

El Decreto 090 de 2018 limita la obligación de inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública. Andel, por ser persona natural comerciante, no está obligado al registro. Esta situación se reevaluará si cambia su forma jurídica o la normativa aplicable.

15. Cookies

El uso de cookies en este sitio se explica en la Política de Cookies.

16. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el 3 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras no se modifique. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares por correo electrónico o mediante aviso en este sitio web, con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor. Si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, Andel obtendrá una nueva autorización del titular (artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015). La versión 1.1 precisa el contenido legal mínimo y amplía garantías del titular; no cambia las finalidades de los datos ya recolectados, y los casos de éxito exigen una autorización nueva e independiente.